Отказное письмо – это документ, который выдается органом по сертификации, сообщающий, что продукция не попадает вв «Номенклатуру продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации». В одно отказное письмо можно включить любой список продукции. Отказное письмо выдается на продукцию в случае, если она не подлежит обязательной сертификации. Любой орган сертификации может выдавать отказные письма на любую продукцию.
Срок действия отказного письма не превышает года, но органы по сертификации могут выдавать письма на более короткий срок, а также вообще не указывать срока действия.
Отказное письмо для таможни (отказное письмо ВНИИС) – документ, в котором говорится, что данная продукция не подлежит обязательной сертификации в системе ГОСТ Р. Для таможенных органов в письме указывается контракт с приложением, либо инвойс, по которому ввозится продукция.
Отказное письмо потребуется для решения вопросов таможенного оформления грузов при расхождении мнений перевозчика и таможни о классификации ввозимой продукции. Таможенные органы принимают отказные письма, выданные только Всероссийским Научно-Исследовательским Институтом Сертификации (ВНИИС);
Отказное письмо СЭС (отказное письмо Роспотребнадзора) – документ, в котором говорится, что продукция не подлежит санитарно-эпидемиологической экспертизе, и на нее не выдается санитарно-эпидемиологическое заключение. Письмо требуется в тех случаях, когда не совсем очевидно, подлежит ли данная продукция санитарно-эпидемиологической экспертизе и обязательно ли получать санитарно-эпидемиологического заключение на эту продукцию.