Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.
Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Этим докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
- Внутренними — направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;
- Внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.
Как отмечалось, докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.
Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.
Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.
В общем случае докладная записка состоит и следующих элементов:
Докладная записка содержит следующие реквизиты:
- Адресат - ФИО должностного лица которому адресована записка;
- Дата составления и номер регистрации документа;
- Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);
- Собственно наименование документа - Докладная записка;
- Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);
- Непосредственно текст докладной записки;
- Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
- Подпись автора - составителя.