Акт сверки взаиморасчетов представляет собой документ, отображающий расчеты двух организаций за определенный срок. Т.к. действующим законодательством не предусмотрена официальная форма акта сверки взаиморасчетов субъектов хозяйствования, то организация имеет право самостоятельно разработать удобную для нее форму акта сверки.
Составлением акта сверки взаиморасчетов занимается непосредственно бухгалтерия предприятия. Бланк данного документа обязательно составляется в двух экземплярах, которые подписываются двумя должностными лицами: главным бухгалтером и руководителем предприятия. Оба экземпляра акта обязательно визируются печатью. Один экземпляр остается на предприятии, другой – передается контрагенту. Данные акта сверки организации, являющейся инициатором сверки должны полностью совпадать с данными предприятия-контрагента. В противном случае в конце документа должна фиксироваться информация, касающаяся имеющихся расхождений.
Для контроля за подписанием акта сверки следует указать сроки, в течение которых документ должен быть возвращен предприятию. Это касается и суммы долга, подлежащего уплате. Пункт по поводу сроков предварительно должен быть внесен в договор контрагента. Если таковой отсутствует, суд (в случае претензий) не принимает во внимание нарушения указанных сроков.
Акт сверки взаиморасчетов является основанием для прерывания срока исковой давности, который составляет 3 года. Если должник подписывает акт сверки в течение данного периода времени, он, таким образом, признает свой долг и обязан его погасить.
Если у организации нет споров по поводу имущества, акты сверок взаиморасчетов могут подписываться только главными бухгалтерами обеих организаций. В случае обращения в суд (в связи с определенными разногласиями) такой документ не будет считаться действительным.
Обычно акты сверок производятся по какому-либо договору поставки или согласно счет-фактуры. Возможны сверки и по всем коммерческим операциям за определенный период времени, интересующий организацию-контрагента.
Применения акта сверки взаиморасчетов не является обязательной по российскому законодательству. Но, не смотря на это, данный вид документа широко используется практически на всех предприятиях.