Письмо-просьба – это обращение, цель которого подвигнуть к действию второе лицо. Письмо-просьба может быть адресовано конкретному человеку или направлено в организацию на имя директора.
Оформляется письмо-просьба, как правило, на фирменном бланке организации, с указанием всех необходимых данных:
- дата;
- исходящий номер документа;
- должность, фамилия, имя, отчество человека, создавшего данное письмо-просьбу;
- название документа (письмо-просьба), в названии необходимо одной фразой обозначить суть дела;
- основной текст просьбы;
- выражение надежды на благоприятное решение вопроса, содержащегося в письме;
- подпись ответственного лица, составившего документ (руководитель, заместитель руководителя, начальник отдела и т.д.)
Нередко в одном письме содержится несколько просьб, которые требуют удовлетворения, такая форма составления документа вполне допустима. Подобное написание письма-просьбы сэкономит время отправителя и адресата и избавит их от лишнего, никому не нужного, документооборота.
Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.