Характеристика с места работы составляется по просьбе самого работника (для представления по месту запроса), требованиям государственных и иных органов, сторонних организаций. Цели, для которых от работодателя затребуется характеристика, могут быть разнообразными: как для решения бытовых вопросов (например, поступления работника в учебное заведение, получение кредита, и т.д.), так и для решения вопросов, связанных с принятием в отношении работника государственным или муниципальным органом властного решения (например, о выдаче различных разрешений, применении в отношении работника мер государственного воздействия, награждения или наказания и т.д.).
В зависимости от цели характеристика с места работы подразделяется на:
- характеристика работника, предназначенная для использования в организации ;
- характеристика с места работы, составляемая по запросам сторонних организаций и предназначенные для применения за пределами организации.
Характеристика сотрудника с места работы по содержанию и структуре так же зависит от ее целей. В некоторых случаях она может обозначаться как производственная характеристика.
Наиболее сложным для сотрудника кадровой службы является характеристика, затребованная адвокатами, органами, в производстве которых находится дело о правонарушении, совершение которого вменяется работнику, судами (судьями).
Во всех случаях привлечения работника к административной или уголовной ответственности суд и орган, уполномоченный на применение административных наказаний, при разрешении дела и назначении наказания должны учитывать личность виновного, его имущественное положение и другие обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела. Для этого они наделены правом истребовать сведения, характеризующие работника, его семейное и имущественное положение, другие.
В большинстве случаев в документах с требованиями представить необходимые сведения не указывается, какая именно информация нужна суду или иному юрисдикционному органу. Ввиду этого, сотрудник кадровой службы в лучшем случае может посоветоваться с адвокатом или самим работником, а в худшем — должен самостоятельно определить, какие сведения необходимы запрашивающему характеристику с места работы.