В случае отсутствия либо несоответствия действующему законодательству документов, подтверждающих наличие основания для внесения исправления или изменения в записи акта гражданского состояния, специалист отдела выносит проект заключения и извещение об отказе во внесении исправлений и изменений в записи акта гражданского состояния с указанием причин отказа и возможностей их устранения, которые подписываются руководителем отдела ЗАГС и скрепляются печатью отдела ЗАГС.
Заключение и извещение об отказе во внесении исправлений и изменений в записи акта гражданского состояния выдается заявителю лично при предоставлении документа, удостоверяющего личность (паспорт), с приложением представленных заявителем документов.
Заявителю разъясняется его право обжаловать в судебном порядке отказ органа ЗАГС во внесении исправления или изменения в записи акта гражданского состояния.