Заказное письмо - это письмо, вручаемое адресату под расписку, при этом отправителю на руки выдается квитанция. Минимальный размер заказного письма 110х220 мм, а максимальный 114х162 мм. Большие конверты формата А4 имеют размер 229х324. Отправить заказное письмо можно с весом не более 100 г.
Часто заказные письма содержат квитанции, налоговые отчеты, документы, фотографии, открытки и др.
Заказное письмо отправляется через сотрудников почтовых отделений путем сдачи письма на кассу. На любом заказном письме необходимо установить метку "заказное".
Главным преимуществом заказного письма является возможность получить информацию о месте нахождения письма в любой момент времени. Для этого каждому заказному письму присваивается идентификационный номер, по которому в интернете можно отследить, где находится письмо.
Кроме того, при отправке письма выдается квитанция, подтверждающая подачу письма. Это имеет большое значение, например, в ходе судебного разбирательства, т.к. в этом случае имеет место факт отправки письма.
Доставка заказных писем может осуществляться с уведомлением о вручении. В этом случае бланк уведомления вручается клиенту под расписку, т.е. после получения адресатом письма отправитель получает расписку в получении.
Если заказное письмо отправляется без уведомления, то в качестве оповещения о приходе письма адресату в почтовый ящик направляется извещение. Если адресат не приходит за письмом в течение 5 суток, то почтовое отделение направляет в его адрес повторное уведомление, которое должно быть вручено под подпись. Причем с этого момента с адресата могут потребовать оплатить каждый последующий рабочий день хранения этого письма после вручения вторичного извещения.