Письмо-извещение – служебное письмо, предназначенное для информирования о предстоящих публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Обязательными реквизитами письма-извещения являются:
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
- дата;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
- подпись;
- отметка об исполнителе.