Письмо-извинение – письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.
Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем.
План письма может быть такой:
1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации
2. Выражение сожаления.
3. Извинение.
4. Объяснение действий компании.
5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества.
Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
Приносим свои извинения за то, что…
Позвольте принести (вам) свои извинения за…
Искренне сожалеем, что…
Примите наши искренние извинения за
Письмо-извинение должно быть искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны. Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.