Полученные общеобразовательным учреждением бланки аттестатов и приложений к ним регистрируются в книгах для учета бланков аттестатов, которые ведутся в органе управления образованием.
Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании ведется в каждой средней школе. В первой части книги отдельно учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов о среднем образовании (с указанием их номеров) обычного образца и аттестатов о среднем образовании особого образца для лиц, окончивших школу с золотой медалью.
Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в отдел образования. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается начальник отдела образования или инспектор школ. Основанием для выдачи аттестатов о среднем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.
Во второй части книги в соответствии с ее формой записываются сведения об окончивших среднюю школу. Год выпуска учащихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств учащихся данного выпуска.
В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате,
записываются сведения о награждении медалью или похвальной грамотой, указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестата (основанием для этого является протокол педагогического совета),ставится роспись в получении аттестата о среднем образовании.
Отметка о выдаче справок учащимся выпускных классов, имеющим годовые и итоговые неудовлетворительные оценки, производится также в книге учета бланков и выдачи аттестатов. В графе «Расписка в получении аттестата о среднем образовании» директором школы делается запись о выдаче учащемуся аттестата или справки. Формы аттестата об обучении в средней школе и справки о том, что учащимся был прослушан курс средней общеобразовательной школы, утверждаются министерством образования РФ.
Запись о выдаче дубликата аттестата о среднем об¬разовании производится в этой же книге под очередным номером, где графы используются для записи следующего текста: «Дубликат взамен, уте¬рянного подлинника № ..., выданного ... (число) ... месяц) 200... года, получил ... (число) ... (месяц) 200... года», а выше в строке, делается отметка о выдаче дубликата №....
Запись о выдаче аттестата о среднем образовании экстерну заносится в эту же книгу с указанием в графе «Год поступления в данную школу» — «экстерн».
В конце списка всех окончивших школу в данном году должны быть росписи лиц, за подписью которых выданы аттестаты и образец печати школы.
Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписями начальника отдела образования или инспектора школ и печатью отдела образования.