Для осохранности документов, их поиска, учета и контроля необходима их регистрация.
Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация.
При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию, например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добавляется буква «к», для приказов о командировании работников - «км», о предоставлении отпусков - «о», о поощрении - «п», о дисциплинарных взысканиях - «в» и т. д.
Принятая в организации система индексации приказов отражается в регистрационных книгах (журналах), формы которых устанавливаются самой организацией.