Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
По содержанию и назначению письма могут быть подразделены на следующие виды:
- инструкционное письмо
- гарантийное письмо
- деловое письмо
- рекомендательное письмо
- официальное письмо
- информационное письмо
- сопроводительное письмо
- благодарственное письмо
- рекламное письмо
- коммерческое письмо
- рекламационное письмо
- письмо - запрос
- письмо - извещение
- письмо - приглашение
- письмо - ответ
- письмо - благодарность
- письмо соболезнование
- письмо о сотрудничестве
- письмо-просьба
- письмо-жалоба
- прощальное письмо при увольнении
- письмо-напоминание
- спонсорское письмо
- письмо-извинение
- письмо-отзыв
- письмо-подтверждение
- письмо-требование
- письмо о смене реквизитов
- письмо ходатайство
- и т.д.
Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».
В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003.
Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:
- организовать централизованное изготовление бланков для писем;
- уменьшить стоимость машинописных работ;
- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
- облегчить визуальный поиск необходимой информации;
- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
- Государственный герб (для государственных предприятий);
- Логотип или эмблема организации;
- Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
- Код документа по ОКУД (если имеется);
- Наименование организации (полное и сокращенное);
- Почтовый и юридический адрес;
- Номер телефонов;
- номер факса;
- Банковские реквизиты;
- Дата;
- Индекс документа (регистрационный номер);
- Ссылка на индекс и дату входящего документа;
- Адресат;
- Заголовок к тексту;
- Текст;
- Подпись;
- Фамилия и телефон исполнителя.
При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.